Datele de personal ale angajatilor se introduc prin optiunea din meniul "Date Generale,Personal date generale,Actualizare" sau prin butonul din ecranul principal "Date generale". Aceasta optiune se foloseste pentru a introduce salariatii, intretinutii, pentru a stabiliii sporurile si alte informatii cu caracter mai general.
Datele de calcul ale salariilor (orele lucrate, certificatele de boala, prime,alte sume pana la brut, retineri se vor introduce prin optiunea "Date de salar" disponibila in meniul "Lichidare, Personal (Date de salar)" sau prin butonul din ecranul principal "Date de salar"
Pasii ce trebuie parcursi intr-o luna:
- Se verifica constantele lunii de calcul (daca sunt setate corect cotele de contributii, salar minim,mediu etc.) Aceste informatii se pot consulta/modifica prin optiunea din meniul principal "Date generale,Constante luna de plata".
- Se executa optiunea "Initializare fisier salar" din meniul principal "Date generale,Initializare fisier salar". Aceasta optiune trebuie executata cel putin o data inainte de introducerea pontajului pe luna in curs. Reexecutarea acestei optiuni va avea ca efect reinitializarea pontajelor, (pierderea datelor de pontaj din luna). Daca nu se executa aceasta optiune calculul nu se va face corect, de aceea programul la inchiderea unei luni finalizate si deschiderea uneia noi, in cazul in care pe luna noua va vedea ca nu s-a executat optiunea initializare luna o va face el automat. Sunt insa 3 cazuri cand aceasta trebuie facuta de catre operator si anume:
- in prima luna cand se lucreaza pe program dupa instalare
- daca zilele lucratoare din luna sufera schimbari din cauza unor sarbatori neintroduse la timp in program.
- initializarea automata pune la toata lumea 0 la ore lucrate si daca se doreste sa fie completate automat orele lucrate cu cele din luna se poate reexecuta optiunea de initializare luna inca o data unde se poate bifa ca se doreste completarea cu orele din luna a timpului lucrat urmand sa se revina apoi pe pontaj.
- Calculul salariilor se face prin optiunea "Calcul" disponibila din meniul principal "Lichidare,Calcul salarii" sau prin butonul "Calcul" din ecranul principal. Calculul se poate relua de ori cate ori e cazul intr-o luna.
- Se listeaza state de plata, fluturasi, recapitulatii si se face declaratia 112 (vezi acest link cum) . Este important sa se verifice declaratia 112 intai si apoi sa se considere incheiate salariile corect pentru a nu gresi. In declaratia 112 daca se intra pe consultare declaratie si se da click pe butonul imprimanta, se mai pot lista si anexa 4 (anexa 12 la norme), Anexa 5 (anexa 18 la norme), precum si o lista de lucru ce contine detaliile din fisierul xml atasat declaratiei).
- Daca aveti instalat si modulul de contabilitate generala se poate face transferul notei contabile din salarii in contabilitate prin executarea optiunii "Transfer in EC" din meniul principal "Diverse". Pentru a fi sigur ca se face corect va trebui sa verificati si sa modificati daca e cazul articolele contabile ( din meniul principal,"Diverse, Actualizare articole contabile").
- Dupa finalizarea salariilor se poate inchide luna din meniul principal "Diverse,Inchidere de luna". O luna inchisa se poate consulta, lista si daca e cazul chiar redeschide pentru a face eventuale corectii si inchide apoi la loc. Daca o luna a fost redeschisa la inchiderea ei programul va restaura luna pe care a fost initial asa cum a fost.