Instructiuni tva la incasare


I. Notiuni generale

  • 1.) Firmele care vor avea cifra de afaceri sub plafonul de  2.250.000 ron  (exceptiile sunt detaliate in normevor intra automat in regimul platii tva-ului la incasare.  Totusi vor fi obligate sa plateasca tva-ul aferent facturilor neincasate mai vechi de 90 zile chiar daca sunt neincasate. In schimb nu isi vor deduce tva-ul decat la plata facturii indiferent daca furnizorul este sau nu cu tva la incasare.
  • 2.) Firmele care nu vor intra in acest regim, vor fi afectate intr-o masura mai mica dar deloc neglijabila si cu destule probleme pentru ca nu isi vor putea deduce tva-ul decat la plata facturii furnizorului daca acea factura este cu regim de tva la incasare. 
  • 3.)  Firmele de la punctul 1.) au acelasi regim ca cele de la punctul 2.) cand inregistreaza facturi de la furnizori indiferent daca furnizoriii sunt cu tva la incasare sau nu, deci nu isi vor deduce tva-ul decat la plata facturii.
  • 4.)  Facturile emise in regim de tva la incasare vor trebui sa aiba inscrisa pe ele aceast regim. Daca insa factura este incasata prin casierie in acelasi moment nu va intra in regim de tva la incasare.
  • 5.)  Jurnalul de tva pentru aceste facturi (atat la vanzare cat si la cumparare)  va detalia facturile respective de cand se inregistreaza in contabilitate pana cand tva-ul acestora se stinge prin incasarea respectiv plata facturii de catre furnizor. In cazul facturilor neincasate ce depasesc cele 90 zile de gratie tva-ul neexigibil va deveni tva colectat, societatea nemaifiind scutita de plata tva-ului. Deci ele vor persista in jurnalul de tva pana cand tva-ul acestora se stinge.
  • Spre deosebire de jurnalele de tva de pana acum, acesta va cuprinde atat date despre emiterea facturii cat si informatii despre plata acesteia, deci inregistrarile contabile vor fi purtatoare de marcaje de tva specifice si la plata/incasare nu numai la emitere.
  • 6.)   O factura poate fi incasata/platita partial, in acest caz se va plati/deduce tva-ul proportional cu suma incasata/platita. Prin incasare sau plata in linii mari vom considera incasari sau plati prin banca si compensari de facturi. 
  • 7.)   Plata sau incasarea unei facturi cu bilet la ordin va avea un regim mai special, in sensul ca nu se va plati/deduce tva-ul decat la incasarea/plata prin banca nu la inregistrarea biletului la ordin deci vor exista decalaje intre stingerea unei facturi cu bilet la ordin la momentul A, cand se primeste biletul si plata tva-ului acesteia la momentul B cand se incaseaza/plateste efectiv prin banca. Vom detalia mai jos cum ar fi bine sa se inregistreze astfel de cazuri pentru a functiona automatismul furnizat de program.
  • 8.)   Programul va oferi automatisme care sa va ajute sa configurati o firma sa poata urmari corect tva-ul neexigibil pe fiecare factura in parte, sa va atentioneze in jurnalul de tva daca sunt greselin de operare si sa scoata jurnalul de tva intr-o forma transparenta si corecta.
  • Vor fi automatisme la operarea incasarilor pentru inregistrarea concomitenta a tva-ului colectat sau deductibil. 

Mai jos vom detalia logica de operare, configurarile necesare unei functionari corecte si alte aspecte legate de modul de lucru. 



II. Marcaje de tva specifice

Dupa cum stiati, programul se foloseste de anumite marcaje de tva (JVC) pentru a grupa operatiunile in jurnalele de tva sau a calcula cotele de tva ale anumitor inregistrari. Acestea incepeau cu litera V pentru vanzari si cu C pentru cumparari. (de exmplu VB01, vanzare cu 24%,VB02 cu 9%, CB01 cumparare cu 24%, CB02 cumparare cu 9%), Intr-un mod asemanator ne vom folosi si de 4 noi marcaje pentru a inregistra facturile cu regim de tva la incasare. 

Noile marcaje vor fi:
  • VI01- vanzari cu tva la incasare 24%
  • VI02- vanzari cu tva la incasare 9%
  • VI03- vanzari cu tva la incasare 5%
  • CI01- cumparari cu tva la incasare 24%
  • CI02- cumparari cu tva la incasare 9%
  • CI03- cumparari cu tva la incasare 5%  

Acestea vor fi indicatori ca acele inregistrari ce poarta acest marcaj sunt cu regim de tva la incasare si vor aparea corespunzator in jurnalul de tva. Vor fi prezente si la incasarea/plata facturilor cu regim de tva la incasare spre deosebire de celelalte marcaje care era puse doar la emitere.

III. Setari cont 4428, tva neexigibil

  • Tva-ul aferent facturilor cu tva la incasare nu va fi inregistrat in contul 4427 respectiv 4426 ci in contul 4428 (tva neexigibil).
  • Vom avea cel putin 2 analitice la acest cont, unul pentru tva neexigibil aferent facturilor cu tva la incasare la vanzare si unul pentru facturile cu tva la incasare la cumparare.

Recomandam urmatoarele analitice (puteti sa le schimbati daca doriti) 

  • Daca nu ati mai avut analitice la 4428 vom crea un cont 442801 care va prelua sinteticul 4428 si va fi folosit in scopul in care ati folosit pana acum 4428.
 In plus vom crea pentru urmarirea facturilor cu tva la incasare:
  •  4428CL pentru vanzare 
  •  4428FR pentru cumparare
  • Aceste 2 conturi vor purta marcaj de cont de urmarire pe partener factura (*), cont de creante -activ (4428FR), cont de datorii -pasiv (4428CL).
  • Deoarece 4428 va avea comportament diferit fiind atat de creante cat si de datorii, tipul acestuia fiind diferit pentru analiticele de tva la incasare vom schimba radacina contului 4428, 442801,(+ alte analitice existente deja), 4428CL, 4428FR la lungimea de 6 sau cate caractere au analiticele 4428, astfel incat se vor comporta toate ca sintetic. In balanta vor aparea ca pana acum, cu total pe 4428 bifunctional.
  • La 4428CL si 4428FR se va specifica si analiticul 4427 respectiv 4426 prin care se inchide la incasare (in planul de conturi->tab-ul "Diverse"). 
  •  Daca aveti analitice la 4427 (amanunt) si faceti facturi cu tva la incasare puteti desface 4428CL pe subanalitice prin optiunea "Diverse, Desfacere cont sintetic in analitic".
  • 4428CL si 4428FR fiind conturi de urmarire analitica vom putea scoate liste de urmarire (in Parteneri->fisa partenerului, urmarire facturi neincasate) la fel ca la orice cont de creante-datorii si vom putea stii cat tva dintr-o factura mai este de platit sau incasat.
  • De asemenea acest lucru va face posibila listarea jurnalelor de tva aferente acestor facturi in mod corect, transparent si conform normelor.


IV. Inregistrari contabile 

1.) La vanzari

O factura de prestari servicii  24% cu tva la incasare va arata in felul urmator:

  • VI01  411=704       100 ron
  • VI01  411=4428CL   24 ron

La incasarea acestei facturi:

  • VI01  5121    =4111 124 ron
  • VI01  4428CL=4427   24 ron. Aceasta inregsitrare o va face programul automat daca se respecta marcajele de tva la incasare si configurarile ce vor fi descrise mai jos.

Daca incasarea va fi partiala vom avea la inregistrarea 4428CL=4427 o valoare calculata scotand tva-ul din suma inacasata.

  • Toate aceste 4 inregistrari vor aparea in jurnalul de tva.

2.) Analog la cumparari

  • CI01        604=401 100 ron
  • CI01  4428FR=401   24 ron

La plata acestei facturii:

  • CI01    401=5121     124 ron
  • CI01  4426=4428FR   24 ron.  - Se face automat de program la incasare daca se respecta marcajele de tva si configurarile descrise mai jos.

3.) Factura de clienti "F1" stinsa cu bilet la ordin "B1"

Emitere factura clienti
  • FACT="F1"  VI01  411=704      100 ron
  • FACT="F1"  VI01  411=4428CL  24 ron

Inregistrarea biletului la ordin ar presupune 413=411 (unii folosesc alte conturi din clasa 5).
Insa in program vom face inregistrarea prin cont intermediar (581 de exemplu;) deoarece vrem sa stingem factura F1 si sa urmarim pe "factura" biletul la ordin mai departe pana se incaseaza in banca.

Pentru a functiona mecanismul de stingere automata a contului 4428CL la depunerea in banca mai trebuie indeplinite urmatoarele conditii:
  • a.) contul 413 sau alt cont folosit in acest scop sa aiba marcaj de urmarire pe partener factura (*), marcaj de cont de creante, marcaj cont instrument de plata.
  • b.) operarea biletelor la ordin se va face doar prin optiunea special dedicata acestora din meniul "Operatiuni Diverse"->"Instrumente de plata" 

Prin optiunea dedicata acestora in program se va inregistra emiterea biletului la ordin iar apoi facturile din contul 411 stinse cu biletul ca mai jos:

Emitere bilet la ordin
  • FACT="B1"         -       413=581  124 ron, zile scadenta= zile scadenta bilet la ordin
Stingerea facturii cu biletul la ordin
  • FACT="F1"      VI01  581=411  124 ron
  • Nu stingem in acest moment 4428CL deci nu operam 4428CL=4427

La incasarea biletului la ordin
  • FACT="B1"      5121=413      -      124 ron - incasare bilet la ordin 
  • FACT="F1"  4428CL=4427    VI01   24 ron - stingere tva neexigibil (se va face automat daca se respecta conditiile de mai sus, legate de operarea biletului la ordin)

In mod asemanator se va proceda pentru bilete la ordin furnizori doar ca prin conturile specifice (401,4428FR,403)


V. Alte configurari

  •  In EC, Societate se poate specifica daca societatea este in regim de tva la incasare.
  •  In EC, Nomenclatoare,Parteneri se poate specifica daca un furnizor este platitor de tva la incasare pentru a completa automat la facturile primite de la acesta marcajul de tva corespunzator. Totusi nu uitati ca factura este cea care dicteaza daca este in regim de tva la incasare si ar trebui sa aiba inscris pe ea daca se afla in acest regim. (o factura emisa de un furnizor si platita din casierie in acelasi moment nu ar trebui sa aiba marcaj de tva la incasare).


VI. Configurari pentru facturile cu regim de tva la incasare emise automat din EC, STO sau MF 

  • Nomenclatorul de activitati din EC (Meniu,Nomenclatoare,Actualizare conturi pe activitati) contine articole contabile de vanzare (4111,7xx,4427). Trebuie multiplicate acele activitati care vor functiona atat in regim normal cat si in regim de tva la incasare, doar ca la contul de tva puneti 4428CL iar la marcajul de tva in loc de VB01,02 puneti VI01 sau 02 dupa caz.
  • Faceti acest lucru doar daca folositi emiterea de facturi din ec sau sto,mf in regim de tva la incasare !

Doar pentru cine utilizeaza emiterea automata de facturi din EC cu regim de tva la incasare:

  •  (Operatiuni,clienti,emitere automata facturi,servicii-tarife)-> creati servicii noi pe noile activitati de tva la incasare. La emiterea facturii se va specifica in antet daca este in regim de tva la incasare sau nu si in functie de aceasta programul va va afisa doar serviciile corespunzatoare.

Doar pentru cine utilizeaza emiterea de facturi din STO cu regim de tva la incasare:
  • In STO, multiplicati articolele contabile necesare pentru fel="FAC" pe noile activitati de tva la incasare. La emiterea facturii se va specifica in antet daca este in regim de tva la incasare sau nu si in functie de aceasta programul va va afisa doar articolele contabile corespunzatoare.

Analog ar fi la MF (mijloace fixe pentru facturi - daca  e cazul)


VII. Stingerea contului 4428 la facturile (emise in regim de tva la incasare) mai vechi de 90 zile 

  • Tva-ul facturilor emise in regim de tva la incasare mai vechi de 90 zile va deveni tva colectat. Programul are o procedura de generare a notelor contabile 4428CL=4427 automata care trebuie executata la sfarsitul fiecarei luni. Aceasta procedura se gaseste in meniul "Operatiuni"->"Inchidere conturi...","Stingere sold tva la incasare pentru facturi mai vechi de 90 zile ". Executarea acestei operatiuni va crea o nota contabila cu numarul "NC90" ce se poate consulta pe OD (Operatiuni diverse) 

VIII. Cum citim jurnalul de vanzari-cumparari la facturile in regim de tva la incasare
 
 
  • Jurnalul de  vanzari-cumparari pentru facturile cu tva la incasare va cuprinde facturile cu urmatoarele marcaje (VI01,VI02,CI01,CI02).
  • Jurnalul de tva pentru aceste facturi va fi separat de jurnalul de tva pentru facturile in regim  normal (alta lista dar din acelasi ecran de generare cu celelalte) deoarece contine mai multe informatii despre factura si ar incarca inutil celelalte jurnale.
  • Jurnalul de tva pentru facturile cu regim de tva la incasare va fi asemanator cu urmarirea facturilor neincasate in sensul ca o factura va aparea in acest jurnal atata timp cat are sold la contul 4428. De asemenea toate operatiunile legate de aceasta factura care au marcaje de tva la incasare (VI,CI) vor aparea in acest jurnal. 
  • Jurnalul de tva va avea urmatoarele atentionari/semnalizari:     
  • Facturi cu baza*cota tva # tva (+/- marja de eroare).
  • Stingere tva neexigibil neproportional cu suma incasata-platita (+/- marja de eroare).  
  • Facturi emise mai vechi de 90 zile cu sold la contul 4428CL vor avea un chenar rosu in dreptul casutei  "Data exigibilitatii (tva)". Acest chenar va disparea dupa ce se executa optiunea "Stingere sold tva la  incasare pentru facturile mai vechi de 90 zile" din meniul "Operatiuni->Inchidere conturi..."
  • Atentionare daca stingerea contului 4428CL/FR nu se face prin 4427 respectiv 4426.
  • Facturile cu sold la 4428CL/FR vor fi incadrate de un dreptunghi umplut de culoare gri pentru a putea fi observate mai usor.

  • Jurnalul de tva va avea o coloana cu Tva-ul neexigibil stins in perioada aleasa (adica devenit colectat sau deductibil). Din moment ce o factura va aparea in acest jurnal de cand s-a emis (adica si o perioada inchisa) si pana s-a incasat sau stins automat la 90 zile, respectiv platit, este necesar sa stim ce valoare s-a stins in perioada curenta-pentru a stii ce suma trecem in decontul de tva si ce s-a stins cumulat de cand este factura.
  • Exista si o recapitulatie pe conturi a jurnalelor de tva la incasare pentru a observa usor eventuale greseli.
  • In plus fata de jurnalul de tva,  puteti verifica oricand soldul conturilor 4428CL si 4428FR pe listele de urmarire parteneri din meniul Operatiuni->Parteneri. Acest lucru este posibil deoarece am definit aceste 2 conturi ca si conturi de creante-datorii ce se urmaresc pe partener factura.
  • Vezi aici model jurnal tva



IX. Versiuni de programe, automatisme la configurare 

  • Versiunea minima a modulelor EC,STO,MF care functioneaza cu tva la incasare este minim 12.0.0
  • Trebuie preluate toate modulele EC,STO,MF (nu se permite versiunea 12 la EC si 11 la STO)
  • Daca se opereaza cu vechile versiuni incepand din ianuarie 2013, programul nu va putea face jurnalele de tva la incasare, chiar daca se vor prelua versiuni noi ulterior (neavand marcajele de tva corespunzatoare, analiticele de cont 4428 corecte nu va face nici stingerea contului 4428 la incasare/plata automat), de aceea este important sa aveti aceste versiuni instalate incepand de anul acesta.
  • Datele operate cu vechile marcaje nu se vor upgrada automat pe noile marcaje in cazul in care nu se va prelua versiunea corecta.
  • La preluarea versiunii noi (in ordinea EC si apoi restul) va fi lansat un configurator (wizzard-vezi poza de mai jos) care sa va ajute sa configurati in cateva minute tot ce trebuie (si a fost descris mai sus). Totusi este absolut necesar sa cunoasteti mecanismul intern pentru a nu gresi.
  


  


X. Reguli de operare in EC

  • La emitere automata facturi de servicii din EC alegeti daca factura este cu tva la incasare sau nu in antetul facturii. Cand alegeti serviciile facturate vor fi afisate doar acele servicii care au ca si activitati cele marcate cu VI01,VI02 in nomenclatorul de activitati.
  • La operare manuala facturi prin clienti, alegeti marcajele corespunzatoare daca sunt facturi cu tva la incasare (VI01,VI02)
  • La operare manuala facturi de furnizori, alegeti marcajele corespunzatoare daca sunt intrari de facturi cu tva la incasare (CI01,CI02)    
  • Aceleasi reguli se aplica si prin operarea prin "Operatiuni Diverse".
  • Recomandam insa sa operati facturile de clienti prin clienti, cele de furnizori prin furnizori, compensarile prin compensari, iar instrumentele de plata la termen prin optiunea special dedicata lor (din meniul "Operatiuni Diverse, Instrumente de plata)".  
  • NU operati instrumentele de plata la termen prin nota contabila deoarece programul nu poate face corect stingerea tva-ului. Verificati sa aveti marcajele corecte la conturile 413,403 in planul de conturi (cont de instrument de plata, conturi cu * urmarire pe partener factura, creante respectiv datorii).   
  • Verificati la incasare/plata sa se genereze automat si stingerea tva-ului neexigibil iar unde nu se intampla scoateti fisa partenerului (din meniul Operatiuni,Parteneri) pe contul 4428CL sau 4428FR ca sa verificati soldul contului 4428CL sau FR. 
  • La incasare, plata prin banca sau casa sau la compensarile facturilor care au tva neexigibil se va genera automat si stingerea tva-ului neexigibil (4428CL=4427 respectiv 4426=4428FR). La operarea instrumentelor de plata prin optiunea dedicata lor nu se va stinge tva-ul neexigibil, aceasta facandu-se doar la incasarea-plata biletului la ordin prin banca)


XI. Reguli de operare in STO

  • La emitere facturi din sto, alegeti daca factura este cu tva la incasare sau nu in antetul facturii. Daca firma nu este platitoare de tva la incasare, nu va fi activa aceasta optiune. Cand alegeti produsele facturate vor fi afisate doar articolele contabile aferente activitatilor cu tva la incasare (daca ati ales in antet ca este factura cu tva la incasare) sau activitatile fara tva la incasare (daca ati ales in antet ca nu este factura cu tva la incasare). 
  • La receptii, in functie de marcajul de tva ales in antet (la marcaje tva se va alege CI01,CI02 in loc de CB01,..) daca sunt intrari de facturi cu tva la incasare. La inregistrarea tva-ului facturii vor fi afisate doar articole contabile specifice (nu se va afisa 4428FR=401 daca in antet ati ales CB01 la marcaj tva.
  • La emitere de factura cu tva la incasare nu va fi activ butonul incasare factura, deoarece nu este cu tva la incasare daca o incasati pe loc. 
 XII. Tutoriale video
Ca sa le vedeti la o calitate mai buna, alegeti sa vizionati HD (se seteaza dupa ce porniti filmuletul dand click pe rotita zimtata din dreapta jos a ecranul youtube).